Aspects pratiques de la nouvelle loi sur les compagnies

(Mise a jour le: mai 31, 2017)

Cet article est le texte d’une conférence donnée au gens d’affaires de Prévost.

Les objectifs de la réforme de la Loi sur les Compagnies du Québec
  • Moderniser et simplifier la loi.
  • Alléger la structure administrative des sociétés;
  • Accroître la protection des actionnaires minoritaires;

Voici ce qu’il faut savoir avant d’aborder ces 3 thèmes

Changement automatique

Le 14 février dernier, toutes les compagnies incorporées en vertu de la partie IA de la Loi sur les compagnies du Québec sont devenues assujetties à la Loi sur les sociétés par actions du Québec.

C’est automatique, sauf pour les compagnies incorporées en vertu de la Partie I de la Loi sur les Compagnies. Il s’agit essentiellement des compagnies qui ont été constituées avant 1980 et qui n’ont pas été prorogées sur la partie 1 A. Ces compagnies auront un maximum de 5 ans pour se continuer en vertu de la LSAQ. Après ce délai, celles qui auront fait défaut de se proroger sur la nouvelle loi seront dissoutes. Elles sont rares : environ 5 000  existent encore à ce jour au Québec.

Changements terminologiques

Il importe aussi de savoir que depuis le 14 février votre compagnie n’existe plus, mais est devenu une société par actions. Le changement terminologique est pour coller au sens français de « société » plus qu’au terme d’origine anglophone « compagnie ». L’utilisation du mot société rejoint la terminologie du Code civil du Québec et de la loi fédérale qui utilise le terme société par actions depuis 1978.
Il y a d’autres changements terminologiques…
  • Comme les règlements généraux changent pour le règlement intérieur;
  • Les compagnies à numéro matricule deviennent des sociétés à désignations numériques;
  • Les règlements se transforment selon le cas en résolutions ordinaires ou en résolutions spéciales des actionnaires.
  • Et il y a d’autres…
Cela a pour conséquence que certains de vos modèles de résolutions ne seront plus à jour.

1er objectif : la modernisation de la loi

La modernisation de la loi vient du fait que la version actuelle de la loi, la partie 1A date de 1980. En 1980, il n’y avait pas d’internet, pratiquement pas d’ordinateurs dans notre milieu de travail et faire une téléconférence était plus qu’inusité. Nous allons donc voir tout au long de cet article que la nouvelle loi veut faire profiter les entrepreneurs de tous ces changements technologiques dans la gestion de leur entreprise.

Site du Registre des Entreprises

L’un des principaux changements est l’utilisation d’Internet pour transmettre presque l’ensemble de documents avec le registre des entreprises et la disparition presque complète des formulaires papier. En autres, les documents suivants devront être remplis en ligne :
  • Déclaration d’immatriculation
  • Déclaration de mise à jour annuelle
  • Déclaration de mise à jour ponctuelle
  • Statuts de constitution pour une société par actions (avec ou sans nom)
Attention, la mise à jour au registre des entreprises doit être réalisée dans les 30 jours ouvrables suivant tout changement apporté à l’entreprise.

Comment accède-t-on à ses services?

Premièrement, par le site du registre des entreprises, puis avec le code clicSÉQUR express que Revenu Québec a transmis à toutes les entreprises en décembre dernier.

À quels services en ligne clicSÉQUR express donne-t-il accès?

Pour l’instant, vous pouvez accéder à ces services en ligne :
  • Production de la déclaration des taxes TPS et TVQ de Revenu Québec;
  • Les services du Registraire des entreprises.

Que faire si vous n’avez pas de code d’accès clicSÉQUR express ou si vous l’avez égaré?

Vous devez en faire la demande auprès du service à la clientèle de clicSÉQUR express au 1 866 423-3234.

Intermédiaire accrédité

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec les services électroniques, vous pouvez faire affaire avec un intermédiaire accrédité.

C’est quoi un intermédiaire accrédité?

C’est mon étude par exemple. Ce qui signifie que nous pouvons transmettre pour vous tous ces formulaires. En pratique, l’informatisation poussée du système permettra de fournir à tous, non seulement des incorporations très rapides (24 h/48 h comme au fédéral), mais l’information sur le registre des entreprises sera à jour pratiquement en temps réel. Cela sera très utile pour ouvrir un compte de banque ou changer les signatures d’un compte par exemple.

2e objectif : la simplification des procédures corporatives

Avec la Loi sur les sociétés par actions du Québec, plusieurs choses disparaissent :

Le sceau de compagnie

Qui a un sceau de compagnie? Qui s’en est servi dans la dernière année?
Le sceau corporatif, bien qu’il n’était pas obligatoire sous l’ancienne loi disparaît complètement n’existe plus.

Abolition du rapport de recherche tant qu’au nom.

L’obligation de fournir un rapport de recherche de nom lors de l’incorporation ou de la modification du nom est abolie. Cela est remplacé par une déclaration indiquant que des moyens raisonnables ont été pris afin de s’assurer que le nom choisi est conforme à la loi. Ce sont les articles 16 à 28 de la Loi. Permettez-moi d’insister sur l’article 16 alinéa 9 de la Loi.
Le nom d’une société ne doit pas …prêter à confusion avec un nom réservé ou utilisé par une autre personne ou par un autre groupement de personnes au Québec…
Ce n’est pas parce que le registraire a accepté votre nom que ce dernier respecte l’article 16 (9). Je suis persuadé qu’il y a certaines entreprises qui ne respectent pas cet article. Vous pouvez être poursuivi en dommages et le registraire pourrait vous forcer à charger de nom.

Le règlement d’emprunt

Auparavant, le conseil d’administration d’une compagnie québécoise devait être autorisé par les actionnaires pour contracter des emprunts, émettre des titres de créance, se porter caution, et hypothéquer tout ou partie de ses biens. Il en résultait que lors de la constitution de la compagnie un règlement d’emprunt était inscrit aux statuts. Sans véritable raison, le même règlement d’emprunt lors des assemblés de constitution était adopté de nouveau pour faire partie des règlements de la société.
Par  la suite, votre banquier et votre notaire lors de toute transaction comportant un élément de crédit vous faisaient signer un règlement spécial pour être bien sûrs que votre entreprise pouvait légalement transiger ce type de contrat. Une société dans le domaine de l’immobilier par exemple pouvait facilement se retrouver avec des dizaines de règlements d’emprunt alors qu’un seul était nécessaire.
Avec la nouvelle loi, le conseil d’administration de la société a de par la loi le pouvoir d’obtenir du crédit et de donner des garanties hypothécaires sans requérir le  consentement des actionnaires.

Émission de certificat d’action facultative

Les certificats d’actions sont les titres de propriété d’une société. Ce sont les seules preuves de vos droits dans la société. Pourtant, les certificats d’actions sont souvent perdus, incomplets, ou tout simplement laisser dans le livre de la société. La nouvelle loi prend note de ces façons de faire et permet de donner un caractère virtuel aux certificats d’actions.
Il est possible pour une société par résolution du conseil d’administration de déterminer que des actions seront émises sans certificat.
Et l’inverse est aussi possible, le conseil d’administration peut encore, par résolution, déterminer que des actions sans certificat deviennent des actions avec certificat dès la livraison à l’actionnaire d’un certificat à son nom.
Lorsque les actions sont émises sans certificat, la société doit transmettre à l’actionnaire un avis écrit donnant les renseignements sur le nombre d’actions qu’il détient et leur valeur nominale, le cas échéant.

Livre de la société peut-être tenu à l’extérieur du siège social?

Où se trouve le livre de procès verbaux? de votre société? Chez votre comptable? Au siège social de la société? Chez votre notaire ou votre avocat. Jusqu’à tout dernièrement, votre livre de société devait se trouver en tout temps ou au siège de la société.
Depuis le 14 février dernier, la société peut conserver à l’extérieur de son siège son livre de procès verbaux si le conseil d’administration adopte une résolution en sens et si l’information contenue dans ces livres est accessible pour consultation pendant les heures normales d’affaires. Le deuxième paragraphe de l’article 37 de la loi prévoit que la société doit, relativement à ces livres, prendre les mesures raisonnables pour empêcher leur perte ou leur destruction.

Service de voûte corporative

Cela m’amène à vous parler de notre nouveau service de voûte corporative.
Nous conservons votre livre de société dans une voûte et nous tenons un registre d’entrée et de sortie qui indique qui a pris le livre et vers quel endroit, il a été acheminé et une date de rappel. Comme cela, vous savez en tout temps où se trouve votre livre de société et il est à l’abri dans nos voûtes.

Changement de siège social

Auparavant, lorsqu’une entreprise changeait son siège social d’un district judiciaire à l’autre, elle devait obligatoirement faire une modification de statut. Par exemple, une entreprise déménage de Laval à Mirabel. Cela était lourd et coûteux (155 $ juste en frais au registre des entreprises).
Maintenant, avec la nouvelle loi, ce changement se fait par résolution spéciale des actionnaires et avis au registraire. Cette mise à jour au registre est sans frais.

Réunion virtuelle des administrateurs et Assemblée virtuelle des actionnaires

Sauf disposition contraire du règlement intérieur, les administrateurs et les actionnaires peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. On peut penser à une téléconférence, à une vidéoconférence. Les administrateurs ou les actionnaires sont alors réputés présents à la réunion.
Par ailleurs, les réunions par courriel ne sont pas permises, car les participants ne peuvent échanger instantanément entre eux. Cela peut être utile par exemple si l’un des dirigeants est en vacances à l’extérieur du pays ou si l’on veut prendre une décision rapide sur un sujet particulier.

Convention unanime des actionnaires

Les actionnaires peuvent, si tous y consentent, conclure entre eux une convention écrite restreignant ou retirant les pouvoirs du conseil d’administration de gérer les affaires internes de la société. Il s’agit d’une convention unanime d’actionnaires. Cela n’est pas nouveau.
Ce qui est nouveau, c’est l’obligation de déclarer d’une part, l’existence d’une convention unanime entre actionnaires et d’autre part, dans l’éventualité où tous les pouvoirs ont été retirés du conseil d’administration, l’obligation d’identifier qui assume ces pouvoirs.
Le transfert de pouvoirs du conseil d’administration en faveur des actionnaires s’accompagne aussi du transfert des obligations et responsabilités. Le niveau de responsabilité des actionnaires s’en trouvera, en conséquence, accru.
Enfin, dans l’éventualité où la convention unanime entre actionnaires retire tous les pouvoirs du conseil d’administration pour les conférer aux actionnaires, les actionnaires auront alors la possibilité de fonctionner sans conseil d’administration. Le conseil d’administration disparaît alors.
Attention, la loi sur les sociétés par actions octroie désormais aux créanciers le droit de consulter la convention unanime entre actionnaires.
L’expression « créanciers » n’est pas définie par la loi, mais on peut concevoir qu’elle s’applique à tout créancier d’une obligation envers la compagnie par exemple, un fournisseur impayé. En conséquence, cette obligation ne s’applique pas nécessairement uniquement à votre banquier; elle peut bénéficier à d’autres créanciers avec lesquels vous avez des relations commerciales. Notez toutefois que l’obligation s’applique seulement à la convention unanime entre actionnaires et non pas à toute autre entente entre actionnaires.
Cela m’amène à vous faire la recommandation suivante :  si votre convention unanime entre actionnaires renferme également des clauses d’achat-vente ou toute autre clause n’affectant pas les rôles et pouvoirs du conseil d’administration, je vous recommande fortement d’enlever ces dernières clauses de la Convention unanime d’actionnaire et de les insérer plutôt dans une convention entre actionnaires parallèle.
En effet, la nouvelle loi, nous le verrons plus loin, renferme de nombreuses dispositions permettant aux tribunaux de venir modifier les dispositions d’une convention unanime d’actionnaire ce qui pourrait venir perturber grandement l’équilibre actuel des actionnaires et aller à l’encontre de la volonté qu’avaient les actionnaires lors de l’adoption de ladite convention unanime.
En résumé, si vous ne voulez pas que vos créanciers et les tribunaux mettent le nez dans vos affaires, il faudra scinder votre convention d’actionnaire en deux parties :
  • Une convention unanime d’actionnaire et
  • Une convention d’actionnaire avec les clauses de rachat, de préemption, etc.

Actionnaire unique

L’actionnaire unique peut également, au moyen d’une déclaration écrite, restreindre ou retirer les pouvoirs du conseil d’administration. Cette déclaration équivaut à une convention unanime des actionnaires. Tout acte posé par l’actionnaire unique au nom de la société est réputé autorisé.
L’actionnaire unique peut alors choisir de ne pas constituer de conseil d’administration. Il peut également choisir de ne pas nommer de vérificateur. Il n’est pas tenu de se conformer aux exigences de la présente loi relatives au règlement intérieur, aux assemblées d’actionnaires et aux réunions du conseil d’administrions.
À toute fin pratique, votre livre de procès verbaux n’a pratiquement plus sa raison d’être. Fini les mises à jour de livre.

Comment profiter des simplifications de la nouvelle loi?

Certaines réductions de procédures ne nécessitent aucune intervention de votre part comme l’abandon du règlement d’emprunt.
D’autres comme l’abandon du sceau et les assemblés et réunions à distance vont nécessité l’adoption d’un nouveau règlement intérieur.
D’autres changements vont nécessiter l’adoption d’une résolution du conseil d’administration : je pense en autres à la conservation du livre de la société en dehors du siège de la société.
Enfin pour faire disparaître le conseil d’administration, il faudra soit une convention unanime d’actionnaire ou dans le cas de la société à actionnaire unique une déclaration écrite. Dans ces derniers cas, il faudra préalablement mettre à jour votre livre de procès verbaux.
Mise en garde: ce texte ne porte pas sur les sociétés par actions de régime fédéral.
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