Où se trouve votre livre de procès verbaux?

(Mise a jour le: mai 31, 2017)

Votre entreprise est une personne muette. Elle ne parle pas, elle s’exprime sur papier.

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Livre de procès verbaux

Votre livre de procès verbaux se trouve chez votre comptable à St-Adèle, à votre domicile de St-Hippolyte, chez votre notaire à Prévost ou au siège de votre société à St-Jérôme?

Le livre de procès verbaux

Malheureusement, la grande majorité des entrepreneurs portent bien peu d’attention au livre des minutes de leur société par actions. Pourtant, ce document est très important. Il contient l’acte de naissance de votre société, les règlements régissant son fonctionnement, les procès-verbaux des réunions des administrateurs et des actionnaires, les registres des actionnaires, des administrateurs et officiers, le grand livre des actions et le registre de leur transfert. Un vrai journal intime qui raconte la vie de votre entreprise.

Il est donc essentiel qu’il soit tenu à jour et conservé dans un endroit sécuritaire.

Résolutions et règlements

Dans une société, le président et les autres officiers détiennent leur mandat des administrateurs de la société qui eux le reçoivent des actionnaires. Pour connaître l’ampleur de leur marge de manœuvre, il faut s’en rapporter aux décisions de ceux qui les ont nommés et qui ont déterminé l’étendue de leurs pouvoirs. Toutes ces décisions prennent la forme de résolutions qui doivent respecter les statuts et les règlements de la société et être consignées dans les registres corporatifs.

Vérification fiscale

Bien des évènements et des imprévus peuvent ponctuer la vie de votre entreprise. Une vérification fiscale, un financement ou une prise de garantie, un changement d’administrateur, de siège social ou de nom, le décès d’un actionnaire, un conflit, une poursuite judiciaire, voilà autant d’occasions où votre société par actions se fera demander ses papiers.

Les registres et les livres seront passés au peigne fin, chaque décision examinée minutieusement, dans le but de vérifier si elle a été adoptée en toute conformité avec les statuts et règlements de la société et dans le respect des lois. Une négligence de cet aspect peut mettre en cause la sécurité juridique de votre entreprise.

Négliger de tenir à jour les livres et les registres de l’entreprise peut la mener à sa dissolution ou encore lui faire encourir des sanctions administratives si certaines exigences légales n’ont pas été respectées. Tenir rigoureusement le journal intime de votre société officialise les décisions importantes et préserve les avantages découlant du statut de personne morale. Vous pouvez facilement éviter les conflits ruineux résultant de registres mal tenus.

 

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